各位市场部的小伙伴大家好。
一个成功的数字化营销系统项目是团队协作的结果，需要牵涉到多部门、多工种、跨组织的多方协作。因此，项目过程中的标准化流程管理就显得尤为重要。
在项目的执行过程中，由于需求不明确、沟通不顺畅、管理不到位引起项目失控，是困扰很多项目参与者的常见问题，导致项目延期、停摆、超预算，甚至失败。
聚加互动经过多年数字化营销项目执行落地积累的经验，形成了标准的项目流程管理规范和方法论。规范流程提升了我们的工作效率，保障项目的交付成功率；在日常工作中，方法论也成为了我们日常工作准则，指导进行内部培训，提升团队执行能力以及交付的成功率。
本文给大家分享聚加项目管理的方法论，即我们帮助企业建立数字化营销系统的整个流程，以及如何在项目的全生命周期内与客户保持持续高效沟通。在准确理解客户需求的同时，将聚加互动标准化营销系统模块与企业个性化的营销诉求相结合，提供个性化的解决方案，从而帮助客户实现营销数字化的转型和项目落地。
一、四个规范、两个文化
在聚加互动，我们的项目管理核心方法论可以总结成为“四个规范”和“两个文化”。
这四个规范分别是：流程规范、文档规范、系统规范、沟通规范。
两个文化是：提案文化和复盘文化，这是我们花费了近十年的项目经验总结出来的成功秘笈。
下面，我们与大家详细介绍聚加方法论的具体含义。
1.四个规范
贯穿整个营销自动化系统项目的生命周期，我们一直遵循着四个规范，分别是：
(四个规范)
为了能够确保项目成功交付，同时不过分依赖于个人经验，我们通过实践建立了一套完善的项目流程规范。该规范对项目过程中什么时间节点，做什么事情，准备什么文档，交付什么成果物，由谁负责，截止日期是什么时候，都做了明确的规定，并且将其作为我们的标准化工作流程，确保关键业务流程不遗漏，关键工作步骤不缺失。
文档我们主张所有的项目沟通不可以停留在口头，需要落实到纸面和文档。每一个项目环节都会使用对应的规范文档进行记录，由双方项目负责人进行签收和确认，并且进行实时共享，及时归档和留存，做到有据可依。
一个数字化营销系统项目成功的基础，是把客户心中关于项目和产品的规划装到我们项目团队以及开发工程师的脑袋里。从而准确理解客户需求，结合我们的数字化营销经验和成熟模块，为客户提供个性化的解决方案。所以，文档规范在其中扮演了十分重要的角色。
项目进行过程中，我们会全周期使用项目管理系统对每个进程进行精细化管理。同时有针对性地追加使用专门的流程管理软件，以提升项目管理的科学性。
多年的项目管理经验告诉我们，项目管理系统的合理使用，可以大大提升项目管理效率和协作效率。
与客户沟通过程的规范，直接决定聚加项目组是否能够准确理解客户对于项目的要求，确保交付物满足客户需求。我们对于项目的沟通规范也做了明确的规定，例如，通过什么工具召开项目会议，与客户私下沟通后信息及时汇报和同步，项目会议结束后当天给客户发送会议纪要等，都一一做了规范要求。
项目过程中，我们秉承流程优先、文档为符、系统为辅、高效沟通的原则。也就是说，一切以遵照标准的项目开发流程为优先考虑：
- 将签收确认的规范文档视作“兵符”，不见兵符，“按兵不动”。
- 将项目管理系统作为辅助工具，记录和管理所有细枝末节，实现流程和进度可追溯。
- 凡事口说无凭，以记录为准，规避以讹传讹导致的项目风险。
2.两个文化
（1）项目提案文化
(提案文化)
很多项目返工甚至失败的一个重要缘由就是：在需求没有完全沟通清楚时，就匆忙进入了工作环节，等到交付环节才发现需求理解错误。为此，我们除了向客户进行项目提案以外，也注重公司内部的提案习惯。在启动工作之前，相关项目负责人需要以提案（口头或演示）的方式向相关参与人展示项目工作规划和工作思路，只有在提案获得通过，达成共识后，项目开发工作才会正式启动。
由此，聚加在项目管理过程中建立完善了“提案四六分布文化”。也就是说，一般建议花费60%的时间，从工作目标、要求、参考案例、工作方法、流程解析、进度安排等对项目进行系统思考，并向团队进行“提案”。在达成共识和获得通过后，利用40%的时间来动手执行，做到“谋定而后动”。
通过执行“提案四六分布文化”，我们节省了大量由于沟通不充分、理解不同步导致的返工，大大提升了项目的执行效率和客户满意度。
(KISS)
一家公司、一个团队能够持续进步的重要标志，就是懂得在过程中不断总结和复盘，让“今天最好的表现，成为明天最低的要求”。因此，在项目过程中，聚加十分重视复盘的重要性，并在公司中建立形成了“复盘文化”，让每一次项目过程中的“Lesson Learned”（经验总结）成为下一次工作的基本要求。
聚加的复盘流程使用了KISS模型，包括：
继续保持的工作
需要改进的工作
需要开始的新工作
需要停止的工作
这是一种科学的项目复盘方法，能够把过往经验转化为实践能力，以促进下一次活动更好地展开，从而不断提升个人和团队的能力，持续匹配岗位需求和达成目标。
接下来，我们从项目过程中的前、中、后三个环节为大家介绍我们的具体操作流程。
二、项目开始前
项目开始前，和客户进行需求会议沟通，记录并进行需求理解与技术支持，这期间聚加项目流程和项目启动会是平行进行的。在项目确认执行以后，我们的首要工作是与客户确认时间，召开项目启动会议。
(需求评估图)
文档规范
在项目开始之前，我们会准备的文档包括但不仅限于：项目进度表、报价与合同，部分甲方公司可能会使用财务系统管理合同和供应商入库，而对于聚加互动，这个工作都是在Office软件中完成。
系统规范
在项目开始之前，我们常用的项目管理系统和工具包括：
(项目管理系统常用工具)
用于和客户进行沟通，表单资料汇总上传企微项目信息资料库
(企业微信)
用户项目思维导图和流程图的制作
(ProcessOn)
报价表工具
项目进度表格
(甘特图)
原型图设计
(墨刀图)
需求拆解模型
(OIIC需求模型)
通过以上规范，确保与客户的沟通规范，待项目合同签订之后，我们的规划就正式开始启动了，聚加会正式成立项目工作小组。项目工作小组成员包括：项目负责人、产品经理、设计师、前后端开发工程师、测试工程师等。
三、项目中
项目团队成立以后，将会开启内部启动会进行项目进度优化和时间的预估。聚加会把四个规范和两个文化运用到日常工作当中，让工作流程更加顺畅，可以降低企业成本，提高企业竞争力。
(规划启动）
1.项目启动会议
在项目确认执行以后，我们的首要工作是与客户确认时间，召开项目启动会议。在聚加互动，我们称之为项目的“遵义会议”，把它视作项目承上启下的重要转折点，会议的目的是：
会议中涉及的大多数问题，在项目提案的过程中多少有所提及，而项目启动会议的目的是将内容进一步细化，最终落实到聚加互动的SOW项目文档之中去。
在需求和痛点分析的过程中，我们会使用OIIC需求拆解模型。
首先要明确客户的工作目标是什么？
为了达成这个目标，目前面临的阻碍是什么？
针对这个障碍，我们对消费者进行洞察。
寻找如何应对挑战的障碍的解决方案。
经过启动会议OIIC模型拆解和分析之后，我们的交付物是将项目会议中讨论的所有工作内容落实到标准文档之中。所使用的文档命名为“SOW工作说明书”。SOW工作说明书包含以下的信息：
项目目标说明
项目设计要求和交付标准
项目工作明细分解到每一功能模块
功能模块详细描述
开发和功能测试要求
项目里程碑和关键节点等
除了上述内容以外，SOW工作说明书还可包含以下内容——
项目实施的方式以及技术架构的描述
明确产品或服务验收的标准
主要明确变更处理流程
对于有保密要求的项目需要明确记录，一般还附有保密合同文档
SOW工作说明书的目的是让项目的每项工作尽可能可视化，从口头落于纸面，确保相关责任人对于项目的理解能够同步，在双方责任人签字确认后再进入下一个工作环节。
我们力求做到：事前理解同步，事中责任到人，事后有据可查。
2.系统规范
项目在进行过程中，我们常用的项目管理系统和工具包括：
用户项目思维导图和流程图的制作
用于制作项目原型图和Demo
是聚加互动用于公司项目管理的工具，贯穿于项目的始终
(Teambition)
聚加互动已经完成企业微信全面替代个人微信的升级过程，也借助腾讯文档实现了实时的文档版本管理
3.文档规范
在项目开始初期，我们会准备的文档包括但不仅限于：
描述项目的框架结构
描绘项目的页面布局
呈现项目的页面设计
管理项目的时间进度
以下是我们为客户准备的项目文档的一些示例（涉及客户商业机密的信息已隐藏或删除）：
(思维导图)
(项目时间管理甘特图)
(项目原型图、高保真图)
产品从创意到落地成品，并非是一个灵光乍现、无中生有的过程，而是需要经过严谨完善的设计流程才能确保交付水平的稳定性。在设计环节，聚加的提案四六分布文化被充分应用起来，保证了设计出品和客户的需求匹配度，避免返工。
(设计流程图)
开展设计作品工作之前，产品经理和设计师一定会深入了解客户的需求，包括风格、定位、功能、预算、应用场景等等，深挖客户需求和痛点，以确保符合客户需要。
在设计工作开始前，我们要求设计师为每一项需求搜集整理至少10个相关主题的案例，分析每个案例的亮点，以及如何整合设计思路服务客户的项目需求，形成可陈述的设计方案书，以便向客户讲述设计思路。
对于一些较为复杂的设计任务，设计部门还会召集一个头脑风暴会议，围绕不同的设计思路、优秀案例，和客户需求进行头脑风暴，调整设计构思和方向，进一步优化设计方案书。方案书中包含项目的模块、功能、配色等方面说明，和界面的线框图及原型图，但不包含高保真的设计图。
在完成了所有前期准备工作，设计师在完善设计方案书以后，会向客户进行设计提案，确保设计构思和方向符合客户需求。期间会有多次的沟通和反复修改，但是因为具体的设计制作过程尚未开始，因此修改与变更就会相对容易许多。
在此之前的所有工作被定义为前期准备，在我们“提案四六分布文化”中，占总工作时长的60%。待需求方向确认以后，才会进入真正的设计制作环节，花费的时间是总工作时长的40%。
根据我们的项目经验，“谋定而后动”：前期准备充分，后期制作才能更高效。
按照提案会议中与客户达成的设计共识，结合优秀案例和设计师创意，我们才会进入真正的设计制作出图环节。由于前期的充分沟通，此时设计跑题、文不对版的问题会大大缩减，客户满意度也会大大提升。
4.软件实施
聚加互动在营销自动化软件领域已经深耕九年多时间，已经形成了众多服务企业市场营销的标准化模块，然而由于我们服务的企业大多为B2B企业，他们对于软件的个性化要求较高。因此，在软件实施的过程中，同时包含了标准化软件部署和定制化软件开发。
聚加互动的开发流程严格遵循“敏捷开发”的管理方法。
敏捷开发方式是一种基于增量、迭代的开发方式。软件开发人员和项目经理将一个繁重和冗长的开发项目分解成为多个开发小任务，将小任务的开发周期限定在三周内。在这个开发周期内（常称为Sprint）实现设计、开发、测试和内部交付四个环节，使得开发工作便于追踪成果，并及时调整、优化开发方向。
同时，客户也可以及时看到阶段性的工作成果，及时反馈，不需要等待开发项目完结后再一次性看到交付物。\
(开发周期图)
使用敏捷开发的好处还包括：
项目团队每个短周期只需集中精力关注于一个小单元功能的开发。
有助于促进团队成员之间、团队与客户之间更好地协作。
允许项目中的利益相关者进行迭代和协作，保持了良好的透明度。
通过小单元分割的敏捷性使整个项目可预测，降低风险。
由于选择了敏捷开发的管理模式，在每一个项目的里程碑节点（Milestone），客户也可以参与到项目的进度检查和意见反馈，也使客户感觉项目进程可把控，心里有底，提升对于项目成功实施的信心。
(研发自测)
开发阶段，我们常用的项目管理系统和工具包括：
这是我们的技术开发团队钟爱的开发项目管理工具，方便我们监控开发工作进程，而且对于敏捷开发模式十分友好。
(禅道)
这依然是我们项目管理团队在整个项目生命周期内都会使用的管理系统。
5.验收收尾
在完成敏捷开发的小单元以后，项目会进入全面测试联调和内部试运行的阶段。这个过程无论是对于客户还是聚加互动的团队，都是最具挑战和最煎熬的过程。
(验收收尾)
在开发过程中，常见问题的反复出现，一直是让项目经理头疼和让客户反感的事情。为了解决类似问题，聚加通过执行Bug红黄绿分类和检查清单（Checklist）的方法，确保显而易见的问题在开发工程师手上已经妥善解决，不传递到下游，也不让客户成为我们的检测员。从而有效降低出错率，提升项目的交付质量。
在试运行阶段，我们将发现的Bug按照红绿灯的颜色进行分级：根据优先级进行逐个修复。同时，也基于这个评级对于开发工程师的工作进行考核。
绿色
初次遇到的问题，对于系统的危害不大，不影响体验的Bug，会寻势尽快进行修改。
类似问题出现过，项目中再次出现，且影响用户体验，这类问题今后要尽量避免，同时会对开发工程师进行警告。
类似问题反复出现，并且存在严重的隐患，严重影响用户体验，这些Bug一旦出现，会影响相关开发工程师的绩效成绩以及考评。
我们的目的是在项目执行过程中，避免红色紧急预警的出现，尽量规避黄色预警，并将绿色范围内的Bug数量亦控制在合理的范围之内。
项目开发过程中，我们还制作了开发工程师自测清单（Checklist)。检查清单里面包括以往类似项目中出现的红色和黄色类型的Bug列表。我们要求开发工程师将他们的工作成果传递到下游同事之前，将检查清单中的Bug类型进行自我检测并全部修复，并通过奖惩措施来监督执行，确保常见问题不反复出现。
同时，在每一次的开发复盘会议以后，检查清单和红、黄、绿预警等级会被再次升级。
(Bug状态)
例如：市场营销过程中常用的注册表单功能，在我们的软件研发初期，手机号码的格式校验功能的缺失曾属于“绿色预警”类型的Bug，出现这个疏忽，开发工程师就会被给予警告；然而，如果该错误反复出现，我们就会将它升级成为“黄色预警”，升级警告等级。
我们最终的目标是让那些经常出现、显而易见的疏忽不出现在我们项目的代码之中，提升营销软件产品的质量。
(Bug分级管理)
在试运行接近尾声的时候，我们也会邀请客户参与到测试的过程中。并非是我们想将测试的工作任务转嫁给客户，而是有些业务流程只有借助客户的专业能力才能够识别出潜在的Bug。
试运行的成果物是一个系统测试完成的营销软件，而过程中的规范文档则是Bug追踪文档，详细记录所有出现的Bug列表和Bug修复状态更新。这一文档的管理我们一般都在开发管理软件“禅道”中进行。
6.项目上线
在完成项目的Bug修复后，项目上线准备环境，部署生产环境，营销软件即可进入正式的上线准备。此时，我们会交付一个详尽的项目使用说明书，包含各个功能模块使用指引，对于一些比较复杂的功能模块，我们也会制作操作指引视频，方便客户快速上手。
作为项目交付的一部分，我们还会为客户安排一对一的在线系统培训，手把手教会客户正确使用营销系统。
在此之后，我们也会与客户签署一份项目交付书，将正式项目交给客户。交付后，项目的开发阶段即告办结。
(项目交付文档)
在一些特定的客户案例中，聚加互动也会进行相应的技术转移，将客户的项目所涉及的项目文件、开发源代码、文档和系统环境进行技术交付和转移。
(技术转移内容)
四、项目结束后
聚加互动为每一位客户提供12个月免费的项目维护服务。项目完成后，我们仍然需要对系统进行持续维护，维护工作包含技术及内容两方面。
1.运营维护
这一部分包含监控项目执行、系统故障排除、项目数据库备份、项目升级维护、安全管理措施和紧急情况恢复正常。
若数据中含有会员的个人资料或是其他重要信息的话，需要特别注意数据安全的监测。同时，为了满足客户公司对于用户个人数据保护法的合规要求，我们还会协助客户对于用户数据进行及时的审计和管理。
即更新项目中的内容。除了客户能够通过后台内容管理系统进行自行更新以外，我们的项目团队也会配合客户进行一些复杂内容的批量管理。
2.结项复盘
在项目完成后，我们会对所有项目进行彻底的复盘总结，借助我们的KISS复盘分析模型，帮助我们进一步优化标准工作流程和管理规范。
我们的目标是“今天最好的表现，就是明天最低的要求”。
每交付一个项目，我们的团队能力都能在原有的基础上有所提升，让复盘的结果和总结反刍我们的工作流程，进一步优化我们的管理规范，提升我们的交付能力和业务水平。
企业营销软件服务既包含标准化的服务模块，也需要定制化的项目实施能力，和解决方案提供能力。想要实现项目的成功管理和交付，拥有一套标准的工作流程和科学的管理规范十分必要。
聚加互动的“四个规范”、“两个文化”的方法论帮助我们成功交付了一个个数字化营销系统项目。
本篇文章除了分享我们的成功经验以外，也希望能够与我们的客户同步项目管理知识，让大家共同实现更加科学的数字化营销项目管理。
我们期待能够帮助越来越多的优秀客户企业实现营销的数字化转型。如果您对本文有任何问题，或者有数字化营销系统的规划需求，欢迎添加下方聚加企业微信客服，与我们联系。
